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設計檔案已死?簡化創意團隊的工作流程
ㄧ切的問題都是從檔案輸出開始。為什麼總是設計師在輸出檔案?

如果不需要存設計檔案在電腦了?

2015年,還在念大學的時候,還記得我與當時正要畢業的同學使用 Google Slide 的協作平台來完成畢業論文,當時發現 Google 協作平台時,我們幾個人就像發現外星人的武器一樣,因為沒有存取檔案的必要,更不需要用 USB 把檔案傳來傳去,在網路就可以即時與夥伴共同完成作業。如今,設計的工作流程也正在發生同樣的情況,我們是否可以簡化創意團隊的工作流程,讓團隊在同時間進行協作工作以提升效率,最終可以跟「儲存檔案」說掰掰?

檔案管理技巧一直是大家討論的熱門話題,從如何命名檔案開始就是個學問,如果我回頭找兩年前的檔案,看看當時自己是如何管理文件的,我應該會傻眼吧。如果以後再也不需要存取檔案了,那會怎麼樣?從 2020 年初開始,我就開始不停的在 Boring Lab 的工作流程中做實驗跟測試,希望我們可以更簡化團隊的工作流程,不管是使用 Dropbox Paper 來編輯文章,還是使用 Notion 來當作資料管理員,或是使用 Figma 來製作所有的多圖文的設計。

ㄧ切的問題都是從檔案輸出開始

如果你也在設計廣告公司上班,有些案子會使用到大量的廣告 Banner ,而這些廣告 Banner ,都是使用同樣的視覺但只有文案與大小不同罷了,現在問題來了,客戶或是創意團隊可能會對文字做修改,而不管中間有多少次修改,最後一定是設計師去幫忙修正後輸出,為什麼?因為能開檔案或是操作的只有設計師,但是在過程中,即使是不需要動腦跟創意的文案修改也會浪費設計師許多時間,有時候設計師手上又有其他案子,那整個團隊就因為這些雜事而拖慢其他案子的進度,甚至這種文案的修改有時候還會來來回回很多次,自己也了解這是必定發生的,難道我們就沒有辦法簡化這個工作流程嗎?

不一定是設計師才可以使用設計檔案

Figma 是一個 Web-UI 設計軟件,不需要下載可以直接用瀏覽器開啟,就跟 Google Doc 或是 Dropbox Paper ㄧ樣可以讓創意團隊在網路上共同編輯檔案,我們可以說它很像是 Sketch 的線上版,可以直接讓創意團隊在上面做視覺跟文案的修改,雖然大部分使用 Figma 的都是數位媒體代理商,但是我覺得這個工具不應該只侷限在某個領域。如果我們使用 Figma 來面對上面的問題,那最後「輸出檔案」的就不一定得是設計師,而是每個團隊成員都有辦法,團隊也可以省下溝通與等待的時間,文案可以直接在網站上做修改,調整後 PM 也可以直接分享預覽模式給客戶校稿。

花你一分鐘,可以幫夥伴省下十分鐘

我常常跟 Boring Lab 的夥伴說:「花你一分鐘,幫夥伴省下十分鐘。」輸出檔案看似很簡單,但為什麼總是需要設計師來做最後的輸出檔案?以過去的經驗來說,文案與 PM 不會操作設計軟件,所以設計師必須是擔任最後輸出檔案的人,那我可以理解。但現在使用協作平台來共同製作專案,人人都可以自己輸出檔案,人人都可以在平台上面更換文案,甚至人人都可以貢獻想法給設計師,那我們還有什麼藉口不簡化工作流程?有的,ㄧ定會有些不願意學習、懶惰的人說:『那幹嘛還要分設計師與文案?』沒錯,設計師與文案有不同的專業知識,隔行如隔山,但其實我們投入的是知識技術,而不是檔案或是工具,對吧?

甚至在創意發想的檔案管理也可以簡化

而設計師也不只是只做「設計」而已,設計師的工作也包含「團隊的溝通」,在廣告代理商工作的設計師大多不是第一線得到客戶需求的人,所以常常會需要開「客戶 Brief 會議」討論、確立專案目標,或是讓團隊結合起來,一起絞盡腦汁想 idea 的「創意發想」會議,而面對如此多的會議,部分的人出於習慣還是會用線下檔案或是各自手寫筆記做會議記錄,但資料並不能夠即時的共享,做手寫筆記也會很難回朔追蹤,不好掌握團隊的工作進度。

要怎麼樣簡化我們在設計前的創意發想流程,通常在會議時,都會有一個人負責上去寫白板,然後其他人開始聚焦討論,會需要白板是因為這樣能夠讓團隊成員都處在同一個思考維度, Boring 都是使用 Notion 來做白板跟檔案管理,除了讓團隊成員的注意都放在同一個焦點,另一個則是 Notion 能夠很結構化且自由的排列會議內容,最重要的是,做完會議紀錄之後,你可以馬上指派人手分工、建立檔案庫,無縫進入工作階段,並監督後續進度。

Boring 在營運 Back to 24 的過程,我們有一個版面叫做內容工廠從最左邊主題發想,到內容製作,與最後的網站上架,我們都建立在Notion上。雖然夥伴都不在同一個國家,但我們卻在同一個虛擬區域工作著。我們很清楚的紀錄與區分內容的種類,成效等等,因為我們把 Back to 24 視為一個產品,所以我們每個月會把所有的資料拉出來討論如何打造更好的產品給我們的讀者。如果沒有一個統一的數據資料庫,以上的分析只能靠著感覺或是記憶,這樣很難清楚的了解產品面對什麼問題。


back to 24 – 製作內容的過程

另外以創意團隊最常做的「創意發想 Brain Storm 會議」舉例,在進行 Brain Storm 的時間點,可能是剛接到客戶需求,但是整個團隊都還沒有明確方向要做什麼的階段,而這個時候的 idea 都會很發散又天馬行空,為了更系統化的做創意發想,可以去用「心智圖」做創意發想,Miro或是「 Coggle都是一個可以讓團隊在雲端協同製作「心智圖」的軟體,它讓就算不是設計師的成員,也能幫設計師去探索更多的可能性跟想法的啟發。


來自 Coggle

可以請成員各自負責心智圖其中的一條線,之前設計師總是要負責從創意發想到設計製作中間的過程,但透過協同作業,設計師不再是單打獨鬥而變成能夠引導團隊創意發想、彙整流程,協同作業也能避免成員有重複的「設計想法」,看到別人有相同的idea了?那就換一個更好的吧!以省下更多時間,那也許有些成員並不是設計師,但是一樣抱持著開放的心態,因為好的創意作品可能就來自成員之一的某個想法!

每個人都有想法,但不是每個人可以把想法轉換成概念

對於一個創意團隊來說,交出去的結果固然很重要,但並不是最重要的,在過程中的每個工作環節與決議項才是影響結果的因素。設計工具也只會不斷的更新,隨著工具的更新我們的流程會越來越方便跟快速,但是我們腦袋中的設計規則與經驗卻不會因為設計工具而改變。

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